사내 문서 검색 기능을 만들 때 문서의 주인을 정하고 낡은 버전을 내리는 절차

요지

사내 문서를 찾아 답과 근거 문서를 함께 보여 주는 AI 기능은 답의 질이 검색 대상에 들어간 문서의 상태에 따라 달라질 수 있다. 폐지된 지침이나 이전 버전이 함께 들어 있으면 그 문서가 답의 근거로 붙어 나올 수 있다. 그래서 개발과 함께 두 가지 절차를 프로젝트 안에 둔다. 하나는 검색 대상 문서마다 주인을 한 사람씩 정하는 절차이고, 다른 하나는 낡은 버전을 찾아 검색 대상에서 내리는 절차다. 낡은 버전의 후보는 정해 둔 신호로 고르고, 판정은 주인이 하며, 내린 문서는 지우지 않고 검색 대상에서만 뺀다.

같은 제목의 지침이 세 개

한 키즈 카페 체인이 지점 직원이 운영 지침에 대해 물으면 답과 근거 문서를 함께 보여 주는 사내 검색 기능을 만든다(가상의 예). 놀이 공간 청소 지침, 간식 코너 위생 지침, 시설 점검 절차서 같은 문서가 대상이다. 프로젝트 팀이 문서 관리 시스템과 부서 공유 폴더에서 검색 대상 후보를 모았더니 「간식 코너 위생 지침」이라는 같은 제목의 파일이 세 개 나왔다고 하자. 시행일이 각각 다르고, 그중 하나에는 문제가 생겼을 때 알릴 곳으로 지금은 없는 부서가 적혀 있다. 조직 개편으로 작성 부서가 사라진 시설 점검 절차서도 섞여 있다.

이대로 넣으면 조리 기구를 씻고 소독하는 순서를 묻는 직원에게 이전 버전의 지침이 근거로 붙은 답이 갈 수 있다. 세 파일 가운데 어느 것이 현행인지는 프로젝트 팀이 정할 일이 아니다. 그 지침을 책임지는 사람이 답해야 하는데, 그 사람이 누구인지 후보 목록 어디에도 적혀 있지 않다.

주인은 누구로 정하나

문서의 주인은 세 질문에 답할 수 있는 한 사람이다. 이 문서가 지금 맞는가, 고쳐야 한다면 누가 새 버전을 내는가, 더 쓰지 않는다면 폐지를 결정하거나 회사 절차에 올릴 수 있는가. 부서 이름만 적어 두면 담당자가 바뀔 때 누구에게 물어야 할지 알기 어려워질 수 있다. 부서와 이름을 함께 적고, 한 문서의 주인은 한 사람으로 둔다.

주인은 다음 순서로 찾는다. 먼저 문서에 적힌 작성 부서와 승인자를 본다. 그 부서가 없어졌거나 일이 다른 곳으로 옮겨 갔다면, 지금 그 구역이나 업무를 맡은 부서의 장에게 주인을 지명해 달라고 요청한다. 위생과 안전처럼 여러 부서에 걸치거나 여러 지점이 함께 쓰는 문서는 본사의 운영 표준 담당 부서와 상의해 한 사람을 정한다. 앞 장면의 간식 코너 위생 지침이라면 먼저 적힌 작성 부서와 승인자를 보고, 그 부서가 간식 코너 운영을 다른 곳에 넘겼다면 지금 간식 코너를 맡은 부서의 장에게 묻는다. 알릴 곳 칸은 위생 관리를 맡은 부서에 따로 확인을 받는다. 이처럼 한 문서 안에 다른 부서가 관리하는 칸이 있으면 주인은 한 사람으로 두고, 그 칸을 확인해 줄 곳을 목록의 비고에 적는다. 어떤 문서가 법령이나 인허가에 따라 따로 관리되는 문서인지는 회사의 규정과 위생, 안전 담당의 판단을 따르고, 프로젝트 팀이 정하지 않는다.

주인을 정하지 못한 문서는 검색 대상에 넣지 않고 「주인 미정」으로 보류해 둔다. 보류된 문서의 목록은 스폰서에게 정해 둔 때마다 보여 주고, 지명을 받거나 지명할 사람에게 연결해 달라고 요청한다.

검색 대상 문서 목록

주인과 버전을 한곳에서 보려면 검색 대상 문서 목록이 있어야 한다. 칸은 문서 번호, 제목, 버전, 시행일, 주인(부서와 이름), 다음 검토일, 상태(검색 대상, 보류, 내림), 비고를 둔다. 검색 기능에 지금 무엇이 들어 있는지 물으면 이 목록으로 답한다. 목록 관리 담당은 한 사람으로 정하고, 상태 칸은 주인의 판정이 있을 때만 바꾼다.

낡은 버전을 고르는 신호

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

신호	대조할 기록	주인에게 묻는 것
같은 제목이나 번호의 파일이 둘 이상	문서 관리 시스템의 현행 버전	어느 버전이 현행이고 나머지는 언제 대체됐나
다음 검토일이 지났거나 적혀 있지 않음	문서의 개정 이력	지금 내용이 맞는가, 개정이 필요한가
적힌 설비나 비품이 대장에 없음	시설 대장, 비품 목록	설비가 바뀐 뒤 수정한 버전이 있나
작성 부서나 연락처가 지금 조직에 없음	조직도, 비상 연락망	이 일을 지금 맡은 곳은 어디인가
공유 폴더나 메일에만 있는 사본	문서 관리 시스템의 원본	원본과 같은 버전인가, 빼도 되나
다른 문서가 대체했다고 적은 문서	대체한 문서의 개정 이력	폐지 처리가 끝났나

신호는 후보를 고르는 데까지만 쓴다. 신호에 걸리지 않은 문서도 낡았을 수 있고, 걸린 문서가 현행일 수도 있다. 어느 버전이 현행인지는 회사의 문서 관리 규정이 정한 기록과 주인의 답으로 정하며, 검색 기능이 내놓은 답을 보고 정하지 않는다.

내리는 절차

후보 목록을 주인에게 보내 문서마다 현행, 개정 필요, 폐지 가운데 하나로 판정을 받는다.
폐지로 판정된 문서는(새 버전으로 대체된 이전 버전도 여기에 든다) 검색 대상에서 빼고 보관 위치로 옮긴다. 지우지 않는다. 보관 기간은 회사의 문서 관리 규정을 따른다.
개정 필요로 판정된 문서는 새 버전이 나올 때까지 어떻게 둘지 주인이 정한다. 현행 버전을 두고 개정 중이라고 표시할 수도 있고, 잘못 읽히면 피해가 클 수 있는 문서라면 잠시 뺄 수도 있다(상태는 보류로 적고 이유를 비고에 남긴다). 개정 중인 초안은 검색 대상에 넣지 않는다.
목록에 내린 기록을 남긴다. 무엇을, 누구의 판정으로, 언제 내렸고, 무엇으로 대체했는지 적는다.
내린 문서와 관련된 테스트 질문을 다시 넣어 본다. 조리 기구의 소독 순서를 묻는 질문에 이전 버전이 근거로 붙어 나오지 않는지, 사람이 답에 붙은 근거 문서의 버전을 보고 확인한다.

운영을 시작한 뒤에도 이어지게

주인이 새 버전을 내면 목록 관리 담당에게 알리고, 담당은 이전 버전을 내리고 새 버전을 넣는다. 문서 관리 시스템에서 개정 알림을 받을 수 있다면 그 알림을 이 흐름의 시작으로 삼는다. 다음 검토일이 다가온 문서는 주인에게 미리 알린다. 주인이 다른 부서나 업무로 옮기면 넘겨받을 사람을 정하고 주인 칸을 고친다. 목록의 상태 칸과 실제로 검색 대상에 들어 있는 문서가 같은지도 정해 둔 때마다 대조한다. 이 일들은 운영 조직의 일이므로, 프로젝트를 마칠 때 목록과 절차를 운영 담당에게 인계할 항목에 넣는다.

인계하기 전에 확인할 것

검색 대상 문서마다 주인이 부서와 이름으로 한 사람씩 적혀 있는가
주인을 정하지 못한 문서를 보류로 두고 스폰서에게 지명을 요청했는가
같은 제목, 지난 검토일, 대장에 없는 설비, 없어진 부서, 사본, 대체 표시의 신호로 후보를 골랐는가
후보마다 주인의 판정(현행, 개정 필요, 폐지)을 받았는가
내린 문서를 지우지 않고 보관 위치로 옮겼는가
무엇을 누구의 판정으로 언제 내렸고 무엇으로 대체했는지 목록에 남겼는가
개정 중인 초안이 검색 대상에 들어가지 않았는가
내린 문서와 관련된 테스트 질문을 다시 넣어 근거 문서의 버전을 확인했는가
새 버전, 검토일, 주인이 바뀔 때 목록을 고치는 담당과 흐름을 운영 담당에게 인계했는가

참고

외부 자료를 근거로 쓰지 않았다. 본문은 문서 관리와 프로젝트 관리의 일반적인 원리로 썼다.
키즈 카페 체인의 사내 운영 지침서 검색 기능, 놀이 공간 청소 지침과 간식 코너 위생 지침과 시설 점검 절차서, 검색 대상 문서 목록의 칸은 이 글을 위해 만든 가상의 예다.
식품 위생과 시설 안전에 관한 법령의 해석은 이 글에서 다루지 않는다. 회사의 규정과 담당 부서의 판단을 따른다.