간트차트 그리는 법: 막대 그림이 일정표가 되려면 필요한 세 가지(의존 관계, 기준선, 주공정)

요지

간트차트는 세로에 활동을, 가로에 날짜를 두고 활동 기간을 가로 막대로 그린 일정 그림이다. 그리기는 쉽지만 막대만 그린 간트차트는 하나가 늦어질 때 무엇이 따라 밀리는지 보여 주지 못한다.
막대 그림이 일정표가 되려면 세 가지가 필요하다. 의존 관계(무엇이 끝나야 무엇을 시작하나), 기준선(처음 약속한 막대), 주공정(늦으면 끝이 밀리는 활동)이다.
이 세 가지는 도구와 상관없다. 엑셀로 그려도, 일정 관리 도구로 그려도 같은 순서로 확인한다.

간트차트가 보여 주는 것과 못 보여 주는 것

PMBOK® 가이드 8판은 간트차트를 주공정법, 주공정체인법, 칸반 등과 함께 일정계획 접근 방식의 하나로 든다. 간트차트가 일정의 전부는 아니라는 뜻이다. 가이드는 소프트웨어로 만든 간트차트로 보여 주지 않으면 제대로 된 일정이 아니라고 여기는 생각을 편향의 예로 들기도 한다. 같은 자리에서 반대쪽 편향, 곧 먼 앞날까지 자세히 계획하는 것은 낭비라는 생각도 함께 든다.

간트차트의 장점은 한눈에 보인다는 것이다. 누가 언제 무엇을 하는지, 어느 주에 일이 몰리는지를 회의 자리에서 바로 설명할 수 있다. 약점은 막대 사이의 관계가 그림에 드러나지 않는다는 것이다. 막대가 나란히 있어도 하나가 다른 하나를 기다리는지, 그냥 같은 주에 있을 뿐인지는 그림만 봐서는 모른다.

1단계: 활동과 기간을 적는다

막대를 그리기 전에 활동 목록부터 만든다. 작업분류체계(WBS)의 맨 아래 작업 패키지를 활동으로 나누고, 활동마다 기간을 적는다.

활동 하나는 한 사람이나 한 팀이 끝을 확인할 수 있는 크기로 둔다. 너무 잘게 나누면 막대가 수백 개가 되어 아무도 보지 않는다.
끝났다는 신호만 있는 일(승인, 계약, 오픈)은 기간 0의 마일스톤으로 둔다.

예로 작은 교육 과정 하나를 만드는 일을 다섯 활동으로 나눠 본다(작업일 기준).

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

활동	기간	먼저 끝나야 하는 활동
과정 설계	3일	없음
슬라이드 제작	4일	과정 설계
실습 자료 준비	2일	과정 설계
시범 강의	2일	슬라이드 제작, 실습 자료 준비
고쳐서 확정	1일	시범 강의

2단계: 의존 관계를 넣는다

엑셀로 막대를 칠하면 과정 설계 다음에 슬라이드와 실습 자료, 그다음에 시범 강의를 날짜에 맞춰 그리게 된다. 처음에는 일정표와 똑같아 보인다. 차이는 슬라이드 제작이 이틀 늦어질 때 드러난다. 엑셀에서는 시범 강의와 확정 막대를 사람이 손으로 옮겨야 한다. 옮기는 것을 잊으면 그림은 여전히 처음 날짜를 가리킨다.

의존 관계를 넣는다는 것은 「슬라이드 제작이 끝나야 시범 강의를 시작한다」를 그림의 규칙으로 만드는 것이다. 가장 흔한 관계는 종료-시작(앞 활동이 끝나야 뒤 활동을 시작)이다. 그 밖에 시작-시작, 종료-종료, 시작-종료가 있다. 실무에서는 종료-시작만으로 그리는 경우가 많고, 시작-종료는 거의 쓰지 않는다. 관계를 넣은 일정에서는 슬라이드 제작이 늦어지면 시범 강의와 확정이 따라서 밀린다.

예시 일정을 앞에서부터 계산하면 이렇다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

활동	1일부터 10일까지	일하는 날
과정 설계	■■■○○○○○○○	1일부터 3일
슬라이드 제작	○○○■■■■○○○	4일부터 7일
실습 자료 준비	○○○■■□□○○○	4일부터 5일
시범 강의	○○○○○○○■■○	8일부터 9일
고쳐서 확정	○○○○○○○○○■	10일

한 글자가 하루다. ■는 일하는 날, □는 실습 자료 준비가 늦어져도 되는 날, ○는 그 활동이 없는 날이다. 시범 강의는 슬라이드와 실습 자료가 둘 다 끝나야 시작하므로 8일에 시작한다.

3단계: 주공정을 찾는다

주공정은 프로젝트 끝 날짜를 정하는 활동의 줄이다. 이 줄의 활동은 하루만 늦어져도 끝이 하루 밀린다.

예시에서 처음부터 끝까지 가는 길은 둘이다.

과정 설계, 슬라이드 제작, 시범 강의, 확정: 3 + 4 + 2 + 1 = 10일
과정 설계, 실습 자료 준비, 시범 강의, 확정: 3 + 2 + 2 + 1 = 8일

긴 쪽인 슬라이드 제작을 지나는 길이 주공정이고 프로젝트는 10일 걸린다. 실습 자료 준비는 이틀까지 늦어져도 프로젝트 끝 날짜(10일)가 바뀌지 않는다. 이 이틀을 실습 자료 준비의 총여유라고 한다. 주공정의 활동은 총여유가 0이다.

이것을 알면 관리할 곳이 달라진다. 실습 자료를 하루 당기려고 사람을 더 넣어도 끝 날짜는 그대로다. 끝 날짜를 당기고 싶다면 슬라이드 제작처럼 주공정에 있는 활동을 줄여야 한다. 막대만 그린 그림에서는 두 활동이 똑같이 중요해 보이지만, 의존 관계를 넣으면 차이가 보인다.

활동이 수십 개를 넘으면 이 계산을 손으로 하기 어렵다. 일정 관리 도구는 기간과 의존 관계를 넣으면 시작일, 종료일, 여유, 주공정을 자동으로 계산해 준다. 도구를 쓰는 이유는 막대를 예쁘게 그리기 위해서가 아니라 이 계산을 맡기기 위해서다.

4단계: 기준선을 남긴다

일정이 승인되면 그 순간의 막대를 기준선으로 저장해 둔다. PMBOK 가이드는 일정 기준선을 승인된 일정 모델이며 공식 변경통제 절차를 거쳐서만 바꿀 수 있는 것으로 설명한다.

기준선이 없으면 일정을 고칠 때마다 처음 약속이 지워진다. 한 달 뒤 「원래 언제 끝나기로 했지?」라는 질문에 답할 수 없다. 기준선이 있으면 지금 막대와 처음 막대를 나란히 놓고, 어느 활동이 며칠 밀렸는지 바로 볼 수 있다.

기준선은 승인된 때 한 번 저장한다. 작업 중 아무 때나 다시 저장하면 늦어진 것이 가려진다.
범위가 바뀌어 일정을 다시 승인받았다면 그때 새 기준선을 저장하고, 이전 기준선은 지우지 않고 남긴다.

자주 하는 실수

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

실수	왜 문제인가	이렇게 한다
막대에 날짜를 직접 박아 넣음	앞 활동이 늦어져도 뒤 활동이 움직이지 않음	날짜 대신 의존 관계로 연결하고, 꼭 필요한 날짜만 제약으로 둠
요약 막대만 보고 보고함	안에서 무엇이 늦어지는지 가려짐	주공정에 있는 활동을 따로 확인
한 사람에게 같은 날 막대 여러 개	그림은 맞아 보이지만 실제로는 못 지킴	사람별로 겹치는 날이 있는지 확인
기준선 없이 계속 고침	지연이 기록에 남지 않음	승인 때 기준선 저장, 변경은 절차로
마일스톤을 기간 있는 막대로 그림	끝났는지 아닌지 판단이 흐려짐	승인, 계약, 오픈은 기간 0으로

이번 주에 할 일

지금 쓰는 간트차트에서 막대 하나를 골라 이틀 늦춰 본다. 뒤 막대가 따라 움직이지 않으면 의존 관계가 없는 그림이다.
프로젝트 끝 날짜를 정하는 활동의 줄(주공정)이 어디인지 적어 본다. 바로 답이 나오지 않으면 의존 관계부터 넣는다.
승인된 일정이 있다면 기준선을 저장했는지 확인한다.

참고

PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK® Guide) 8판, 2.3.3.6절 일정계획 접근 방식 및 방법, 2.6.3절 편향 예시, 섹션 4 투입물 및 결과물 「일정 기준선」, 섹션 5 도구 및 기법 「주공정법」, 용어집 「간트차트」
이 글의 예시 일정과 표는 이 글을 위해 새로 만든 것이다.
이 글은 PMI와 관계가 없는 독립 해설입니다.
PMI와 PMBOK은 Project Management Institute의 등록 상표입니다.