MS Project 파일을 받는 사람이 프로그램이 없을 때

일정표를 MS Project로 만들었는데, 고객이나 다른 부서 사람에게 보내려고 보니 상대에게 MS Project가 없습니다. .mpp 파일을 그대로 보내면 열어 볼 수 없습니다. 받는 사람이 무엇을 하려는지에 따라 알맞은 방법이 다릅니다.

보기만 하면 될 때: PDF로 내보내기

가장 쉬운 방법은 PDF입니다.

보낼 화면을 먼저 다듬습니다. 필요한 열만 남기고, 필터로 필요한 작업만 보이게 하고, 간트 차트의 기간을 알맞게 맞춥니다.
[파일] > [내보내기]에서 [PDF/XPS 문서 만들기]를 고르고 [PDF/XPS 만들기]를 누릅니다. 파일 형식을 「PDF 파일」로 두고 저장하면 「문서 내보내기 옵션」 창이 나오는데, 「발행 범위」에서 날짜 범위를 정해 일부 기간만 내보낼 수도 있습니다.
여러 쪽으로 나뉘면 [파일] > [인쇄] 화면 오른쪽 미리 보기를 보며 [페이지 설정]의 「자동 맞춤」이나 배율을 조정한 뒤 다시 내보냅니다.

PDF는 누구나 열 수 있고 모양이 그대로 유지됩니다. 파일 이름에 기준 날짜를 넣어 두면, 받는 사람이 여러 판 가운데 최신 것을 헷갈리지 않습니다. 다만 받는 사람이 내용을 고치거나 다른 기준으로 다시 볼 수는 없습니다.

숫자를 다뤄야 할 때: 엑셀로 내보내기

받는 사람이 작업 목록을 정렬하거나 계산해야 한다면 엑셀이 낫습니다. [파일] > [다른 이름으로 저장]에서 [찾아보기]를 누르고 파일 형식을 「Excel 통합 문서」로 고르고(또는 [파일] > [내보내기] > [프로젝트를 파일로 저장] > 「Microsoft Excel 통합 문서」), 내보내기 마법사에서 필요한 필드를 고릅니다. 표만 간단히 넘길 때는 MS Project 표에서 열을 골라 복사해 엑셀에 붙여 넣어도 됩니다.

선행 작업 번호는 열로 넘길 수 있지만, 연결에 따른 일정 계산과 간트 차트 그림은 넘어가지 않으니, 일정의 흐름을 보여 줘야 한다면 PDF를 함께 보내세요.

그림 한 장이면 될 때: 시간 표시 막대 복사

경영진 보고처럼 큰 흐름만 보여 주면 될 때는 시간 표시 막대(타임라인)를 씁니다. 주요 작업과 마일스톤을 골라 [작업] 탭의 [시간 표시 막대에 추가]로 올린 뒤, 시간 표시 막대를 눌러 [타임라인 형식] 탭의 [시간 표시 막대 복사]에서 「전자 메일」 또는 「프레젠테이션」을 고릅니다. 메일이나 발표 자료에 붙여 넣으면, 한눈에 들어오는 그림이 됩니다.

함께 보고 고쳐야 할 때

받는 사람도 일정을 계속 보거나 진척을 입력해야 한다면, 파일을 주고받기보다 함께 쓰는 공간이 필요합니다.

Microsoft Planner: 조직이 Microsoft 365를 쓴다면 Planner에서 작업을 함께 관리할 수 있습니다. 2025년 8월부터 웹용 Project(Project for the web)의 기능은 Planner의 프리미엄 계획으로 옮겨졌습니다. 프리미엄 계획은 별도 라이선스가 필요합니다. 다만 Planner는 .mpp 파일을 바로 가져오지 못하므로, 데스크톱 일정과의 관계를 정해 두어야 합니다.
MS Project 라이선스 추가: 함께 일정을 고쳐야 하는 사람이 많지 않다면, 그 사람에게도 MS Project를 쓰게 하는 것이 가장 정확합니다.
별도 보기 도구: .mpp 파일을 읽기 전용으로 여는 다른 회사의 보기 프로그램도 있습니다. 회사의 보안 규정에 맞는지 확인한 뒤 쓰세요.

정리

받는 사람이 보기만 하면 PDF, 숫자를 다뤄야 하면 엑셀, 큰 흐름만 보면 시간 표시 막대 그림이 알맞습니다. 함께 고쳐야 한다면 Planner 같은 협업 공간이나 라이선스 추가를 검토하세요. 어떤 방법이든 보내기 전에 필요한 정보만 보이도록 화면을 다듬는 것이 먼저입니다.

참고(확인 2026-10-03)

Microsoft 지원: Frequently asked questions about Microsoft Planner
Microsoft 지원: Export your project to Excel