필터와 그룹으로 원하는 작업만 보기

작업이 수백 개 들어간 일정표에서 “이번 주에 끝나야 할 일”이나 “특정 팀원이 맡은 일”만 보고 싶을 때가 있습니다. 스크롤을 내리며 눈으로 찾다 보면 빠뜨리기 쉽습니다. MS Project의 필터와 그룹을 쓰면 원하는 작업만 골라 보거나, 같은 성격의 작업끼리 묶어 볼 수 있습니다.

필터, 강조, 그룹의 차이

세 기능은 비슷해 보이지만 하는 일이 다릅니다.

• 필터: 조건에 맞는 작업만 남기고 나머지는 잠시 숨깁니다.
• 강조 표시: 모든 작업을 그대로 보여 주되, 조건에 맞는 작업에 색을 칠합니다. 전체 흐름 속에서 위치를 함께 보고 싶을 때 좋습니다.
• 그룹: 작업을 지우거나 숨기지 않고, 같은 값을 가진 작업끼리 묶어 소계와 함께 보여 줍니다.

세 기능 모두 화면에 보이는 방식만 바꿀 뿐 일정 데이터는 건드리지 않습니다. 언제든 원래대로 돌릴 수 있습니다.

기본 필터와 열 머리글 필터

[보기] 탭의 [데이터] 그룹에 있는 [필터:] 목록에서 이미 만들어진 필터를 고를 수 있습니다. 자주 쓰는 것은 주공정(크리티컬 패스) 작업만 보는 「요주의」 필터, 마일스톤만 보는 필터, 아직 끝나지 않은 작업을 보는 필터입니다. 「날짜 범위 지정…」 필터를 고르면 시작과 끝 날짜를 물어보고 그 사이에 걸친 작업만 보여 줍니다.

필터를 풀 때는 같은 목록에서 [필터 없음]을 고릅니다.

엑셀처럼 열 머리글의 화살표를 눌러 바로 거를 수도 있습니다. [자원 이름] 열의 화살표를 눌러 특정 사람만 체크하면 그 사람이 맡은 작업만 남습니다. 기간으로 거르려면 [날짜 범위 지정…] 필터를 씁니다. 회의 중에 빠르게 확인할 때 편한 방법입니다.

나만의 필터 만들기

같은 조건을 자주 쓴다면 필터로 저장해 두세요. [필터:] 목록의 [새 필터]를 고르면 조건을 적는 창이 열립니다.

예를 들어 “완료율이 100% 미만이고, 완료 날짜가 오늘보다 이전인 작업”을 조건으로 만들면 늦어진 작업만 모아 보는 필터가 됩니다. 이름을 “지연 작업”으로 저장하고 메뉴에 표시하도록 체크해 두면 다음부터 목록에서 바로 고를 수 있습니다.

그룹으로 묶어 보기

[보기] 탭의 [그룹화:] 목록에서 기준을 고르면 작업이 묶입니다. 자원별로 묶으면 사람마다 맡은 작업이 한눈에 보이고([작업 시간] 열을 표시해 두면 작업량 합계도 보입니다), 완료 여부로 묶으면 끝난 일과 남은 일이 나뉩니다.

사용자 정의 필드에 “담당 부서”나 “단계” 같은 값을 넣어 두었다면 그 필드로 묶을 수도 있습니다. 부서별 진척을 보고할 때 특히 쓸모가 있습니다. 그룹을 풀 때는 [그룹 없음]을 고릅니다.

필터와 그룹은 함께 쓸 수도 있습니다. 먼저 “지연 작업” 필터로 늦어진 작업만 남기고, 다시 자원별로 묶으면 누구의 일이 얼마나 늦어지고 있는지 바로 보입니다. 주간 회의 전에 이 화면을 한 번 띄워 보는 습관을 들이면 문제를 일찍 찾을 수 있습니다.

정리

필터는 조건에 맞는 작업만 남기고, 강조 표시는 전체 속에서 색으로 짚어 주며, 그룹은 같은 값끼리 묶어 보여 줍니다. 회의 중에는 열 머리글로 빠르게 거르고, 자주 쓰는 조건은 나만의 필터로 저장해 두세요. 세 기능 모두 보이는 방식만 바꾸니 부담 없이 써 보셔도 됩니다.

참고(확인 2026-10-03)

• Microsoft 지원: Filter tasks or resources
• Microsoft 지원: Group tasks or resources