한 가지 일을 여럿에게 나눠 맡길 때: 겹치지 않게 나누고 합치는 법

요지

보고서 한 편을 세 사람에게 나눠 맡기면 두 사람이 같은 내용을 쓰고, 아무도 쓰지 않은 대목이 생기고, 같은 숫자가 장마다 달라지기 쉽다. 나눠 맡기면 빨라질 것 같지만 나누는 일과 합치는 일을 따로 챙기지 않으면 합치는 데 드는 시간이 늘어난다. 맡는 쪽이 사람이든 AI든 같다. 이 글은 한 가지 일을 서로 의존하지 않는 덩어리로 나누는 기준, 나누기 전에 정할 것, 합칠 때 확인할 것을 정리한다.

나눠 맡기면 생기는 일

겹침. 경계가 흐리면 두 쪽이 같은 것을 한다. 「시장 조사」와 「경쟁사 조사」를 따로 맡기면 경쟁사의 점유율은 양쪽에 다 나오기 쉽다.
빈 곳. 서로 저쪽이 하겠거니 여기는 대목은 아무도 하지 않는다. 합칠 때에야 드러난다.
서로 다른 답. 같은 것을 두 쪽이 다른 자료, 다른 기준 날짜, 다른 정의로 구하면 답이 달라진다. 어느 쪽이 맞는지 판단하는 데 다시 시간이 든다.

세 가지 모두 나누는 쪽이 미리 정해 주면 줄일 수 있다.

나누는 기준

프로젝트 관리에는 일을 나누는 오래된 도구가 있다. 작업분류체계(WBS)다. PMBOK® 지침서는 프로젝트의 전체 작업 범위를 계층으로 나눈 것을 작업분류체계라 하고, 그 맨 아래에 놓이는 관리 단위를 작업패키지라고 부른다. 이렇게 큰 범위를 손에 잡히는 크기로 쪼개 내려가는 일을 분할이라 한다. 보고서 한 편을 나눠 맡기는 일도 이와 닮았다. 아래 세 기준 가운데 경계를 분명히 하고 덩어리를 모두 더하면 전체가 되게 한다는 생각은 여기서 빌려 온 것이고, 나머지 둘은 이 글에서 보탠 것이다.

서로 의존하지 않는 덩어리로 나눈다. 한 덩어리를 하려면 다른 덩어리의 결과가 먼저 있어야 한다면, 둘은 한꺼번에 맡길 수 없다. 순서대로 맡기거나 한 덩어리로 묶는다. 나눠 맡길 수 있는 것은 저쪽 결과를 기다리지 않고 끝낼 수 있는 덩어리다.

경계를 한 문장으로 적는다. 덩어리마다 「여기까지 한다, 이것은 하지 않는다」를 한 문장으로 쓸 수 있어야 한다. 한 문장으로 안 써지면 경계가 아직 흐린 것이다. 덩어리를 모두 더하면 전체가 되는지, 어느 덩어리에도 들지 않는 대목이 없는지도 이때 확인한다.

모두가 따를 공통 기준을 먼저 정한다. 용어의 뜻, 결과물의 형식, 기준 날짜, 숫자의 단위, 출처를 적는 방식 같은 것이다. 덩어리마다 따로 정하게 두면 합칠 때 다 다시 통일해야 한다. 나누기 전에 한 번 정해 모두에게 똑같이 준다.

나누기 전에 정할 것

지침서는 작업분류체계의 구성요소마다 범위 설명, 담당자, 인수기준 같은 것을 적어 두는 문서를 WBS 사전이라고 부른다. 아래 표는 그 생각을 작은 일에 맞게 줄인 것이다. 앞의 네 칸은 덩어리마다 쓰고, 뒤의 두 칸은 일 전체에 한 번 쓴다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

칸	적는 내용
덩어리	이 덩어리가 답할 물음 한 문장
맡은 쪽	누가 하는가
경계	하지 않는 것, 다른 덩어리와 맞닿는 곳에서 어느 쪽 몫인지
돌려줄 형태	형식, 분량, 근거를 적는 방식
합칠 사람	덩어리들을 모아 하나로 만드는 한 사람
합치는 때	언제 모으는가, 그 전에 한 번 모아 확인할 때가 있는가

합칠 사람과 합치는 때는 덩어리가 아니라 일 전체에 하나씩이다. 그런데도 표에 넣는 이유는 이 두 칸이 빈 채로 일이 시작되기 쉽기 때문이다. 합칠 사람이 없으면 덩어리는 다 끝났는데 일은 끝나지 않는다.

합치는 때는 끝에 한 번만 두지 않는다. 덩어리마다 뼈대가 나왔을 때 한 번 모아 보면 겹침과 빈 곳이 일찍 드러난다. 다 쓴 뒤에 고치는 것보다 뼈대일 때 고치는 편이 시간이 덜 든다.

합칠 때 확인할 것

덩어리를 이어 붙이는 것은 합치기가 아니다. 합칠 사람은 세 가지를 확인한다.

겹친 곳. 같은 내용이 두 덩어리에 있으면 한 곳에 두고 다른 곳에서는 그곳을 참조한다. 어느 쪽을 남길지는 처음에 적은 경계를 따른다.
빈 곳. 일 전체가 답하려던 물음을 다시 놓고, 어느 덩어리도 답하지 않은 것이 있는지 확인한다. 덩어리 사이를 잇는 대목(앞 장의 결론이 뒤 장의 전제가 되는 곳)이 비기 쉽다.
서로 다른 답. 같은 것에 답이 둘이면 먼저 두 쪽의 근거를 비교한다. 자료가 다른가, 기준 날짜가 다른가, 정의가 다른가. 이유가 드러나면 어느 쪽을 쓸지 정하고, 판단할 수 없으면 둘이 다르다는 것과 그 이유를 결과물에 적는다.

합친 뒤에는 처음부터 끝까지 한 번 통으로 읽는다. 덩어리 하나하나는 멀쩡해도 이어 놓으면 문체와 용어가 달라 한 편으로 읽히지 않을 수 있다.

예: 시장 조사 보고서를 세 덩어리로

캠핑 용품을 만드는 회사를 하나 떠올려 본다(가상의 회사다). 이 회사는 소형 텐트를 내놓을지 검토하고 있고, 검토를 이끄는 사람이 시장 조사 보고서를 세 덩어리로 나눠 맡긴다.

먼저 공통 기준을 정했다. 「소형」은 2인용 이하로 한다. 숫자는 지난해 말 기준으로 하고 금액은 억 원으로 적는다. 숫자마다 가져온 자료의 이름과 낸 해를 적는다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

덩어리	맡은 쪽	경계	돌려줄 형태
시장이 얼마나 크고 어떻게 변해 왔나	기획 담당	회사별 숫자는 다루지 않는다	세 쪽, 표 하나
어떤 제품이 팔리고 있나	상품 담당	제품의 값과 기능까지. 가격대별 판매와 회사별 판매는 이 덩어리 몫	세 쪽, 비교표 하나
사는 사람은 무엇을 보고 고르나	고객 조사 담당	매장 직원 면담과 구매 후기만 쓴다. 바깥 통계는 다루지 않는다	세 쪽, 고르는 기준을 많이 나온 순서로 적은 목록

합칠 사람은 검토를 이끄는 사람이다. 합치는 때는 둘로 잡았다. 뼈대가 나오는 날 한 번, 초안이 나오는 날 한 번이다.

뼈대를 모은 날 겹침이 하나 보였다. 첫째와 둘째 덩어리가 모두 가격대별 판매 비중을 넣으려 했다. 경계에 따라 둘째 덩어리에 두고 첫째는 그곳을 참조하기만 하기로 했다. 빈 곳도 하나 보였다. 텐트를 치는 방식(혼자 서는 것인지 줄을 당겨 세우는 것인지)에 따른 차이를 아무도 다루지 않았다. 둘째 덩어리에 넣었다.

초안을 모은 날에는 답이 갈렸다. 첫째 덩어리의 시장 크기와, 둘째 덩어리가 회사별 판매를 더해 낸 합계가 달랐다. 근거를 비교해 보니 한쪽은 2인용 이하만, 다른 쪽은 3인용까지 넣은 통계를 썼다. 공통 기준대로 2인용 이하로 통일하고, 그 통계를 구할 수 없는 대목에는 범위가 다르다는 것을 적었다.

확인 목록

참고

PMBOK® 지침서 8판 한국어판, 지침서 편 2.2.2.4 범위 구조 개발, 섹션 4 투입물 및 결과물의 범위 기준선, 섹션 5 도구 및 기법의 분할, 용어집. 작업분류체계, 작업패키지, WBS 사전, 분할의 개념과 용어만 따랐다. 문장은 옮기지 않았다.
나누는 기준 세 가지, 나누기 전에 정할 것 표, 합칠 때 확인할 것, 확인 목록은 이 글에서 새로 정리했다. 예시 회사와 프로젝트, 조사 내용과 숫자 기준은 가상의 것이다.
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