프로젝트 킥오프 미팅 안건과 준비물: 첫 회의에서 정해 두지 않으면 나중에 비싸지는 일곱 가지

요지

킥오프 미팅은 인사하는 자리가 아니라 나중에 다툼이 될 것을 미리 정하는 자리다. 목적, 성공 기준, 범위 밖, 역할, 의사결정 방법, 소통 규칙, 첫 2주 일정이 그 대상이다.
회의에서 모두 정하려 하지 말고, 프로젝트 관리자가 초안을 들고 들어가서 고치고 확인받는다. 빈 종이로 시작하면 회의가 길어지고 결론이 흐려지기 쉽다.
회의가 끝나면 그날 안에 정한 것, 정하지 못한 것, 할 일을 한 쪽으로 돌린다. 킥오프의 결과물은 회의록이 아니라 이 한 쪽이다.

왜 첫 회의에서 정해야 하나

프로젝트 중간에 생기는 다툼을 거슬러 올라가 보면, 처음에 말로만 넘어간 것에서 시작된 경우가 흔하다. 통계가 아니라 실무의 경험칙이다. 「그건 범위에 들어가는 줄 알았다」, 「그건 제가 정하는 줄 알았다」, 「보고는 메일로 받는 줄 알았다」 같은 말이다. 처음에는 한 줄로 정할 수 있던 것이, 일이 진행된 뒤에는 일정과 비용을 걸고 다투는 일이 된다.

킥오프는 관련된 사람이 처음으로 한자리에 모이는 때다. 이때 정한 것은 「다 같이 들은 것」이 된다. 그래서 킥오프에서 정할 것은 많이 고르기보다, 나중에 다투면 비싸지는 것부터 고른다.

킥오프에서 정할 일곱 가지

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

순서	정할 것	정하지 않으면 생기는 일	회의에서 확인할 질문
1	목적	각자 다른 결과를 상상하고 일함	이 프로젝트가 끝나면 무엇이 달라지나
2	성공 기준	끝났는지 아닌지로 다툼	무엇을 보면 성공이라고 말할 수 있나
3	범위 밖	하지 않기로 한 일이 슬그머니 들어옴	이번에 하지 않는 것은 무엇인가
4	역할	일이 사람 사이에서 떨어짐	이 일의 결과를 최종 책임지는 사람은 누구인가
5	의사결정 방법	결정이 늦어지거나 뒤집힘	누가, 어떤 기준으로, 언제까지 정하나
6	소통 규칙	같은 내용을 여러 번 묻고 놓침	보고는 어디로, 얼마나 자주, 급할 때는 무엇으로
7	첫 2주 일정	회의 뒤 아무도 먼저 움직이지 않음	다음 2주 동안 누가 무엇을 끝내나

세 번째 범위 밖은 특히 적어 둘 만하다. 범위 안의 일은 계획서에 남지만, 하지 않기로 한 일은 말로만 지나가기 쉽다. 「이번에는 모바일 화면을 만들지 않는다」처럼 한 줄씩 적어 두면, 나중에 요청이 들어왔을 때 변경 요청으로 다룰 근거가 된다.

다섯 번째 의사결정 방법도 놓치기 쉽다. 결정할 사람을 정하지 않으면, 회의마다 같은 안건이 다시 올라오기 쉽다. 금액이나 일정에 영향을 주는 결정은 누가 정하는지, 실무에서 정해도 되는 결정은 어디까지인지를 나눠 둔다.

안건 서식(60분 기준)

아래는 이 글이 권하는 한 가지 서식이다. 정해진 표준이 아니니 프로젝트 크기에 맞춰 줄이거나 늘린다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

시간	안건	진행	준비물
5분	회의 목적과 끝날 때 얻을 것	프로젝트 관리자	안건표
10분	목적과 성공 기준 확인	스폰서	목적 한 문장, 성공 기준 초안
10분	범위 안과 범위 밖	프로젝트 관리자	범위 목록 초안
10분	역할과 의사결정 방법	프로젝트 관리자	역할표 초안
10분	소통 규칙	프로젝트 관리자	보고 주기와 창구 초안
10분	첫 2주 일정과 할 일	각 담당	첫 2주 할 일 목록 초안
5분	정하지 못한 것과 다음 결정 날짜	프로젝트 관리자	미결 목록

시간이 모자라면 일곱 가지를 모두 끝까지 정하려 하지 않는다. 정하지 못한 것은 누가 언제까지 정할지만 정하고 넘어간다. 이것도 킥오프에서 정한 것이다.

들고 들어갈 준비물

목적 한 문장: 스폰서와 미리 맞춘 문장. 회의에서 처음 쓰지 않는다.
성공 기준 초안: 숫자나 날짜, 확인할 사람이 들어간 두세 줄.
범위 목록: 범위 안과 범위 밖을 나란히 적은 표.
역할표 초안: 주요 산출물마다 최종 책임자가 한 사람씩 적힌 표. 결정을 누가 하는지도 함께 적는다.
소통 규칙 초안: 정례 보고의 주기와 형식, 급한 일의 연락 방법, 문서를 둘 곳.
첫 2주 일정: 누가 무엇을 언제까지 끝내는지가 보이는 짧은 목록.

초안은 회의 하루 전에 참석자에게 보내 둔다. 처음 보는 자료로 결정을 받으려 하면 질문만 쌓이기 쉽다.

회의 뒤 한 쪽 요약

킥오프가 끝나면 그날 안에 아래 세 칸을 채워 참석자 모두에게 보낸다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

칸	적는 것
정한 것	목적, 성공 기준, 범위 밖, 역할, 의사결정 방법, 소통 규칙 가운데 확인된 것
정하지 못한 것	무엇을, 누가, 언제까지 정하나
할 일	첫 2주 동안 누가 무엇을 언제까지

받은 사람이 「제가 들은 것과 다르다」고 답하면 그때 바로 맞춘다. 한 달 뒤에 같은 차이를 발견해 맞추는 것보다 품이 덜 든다.

자주 하는 실수

소개만 하고 끝낸다. 서로 얼굴을 익히는 것도 의미가 있지만, 그것만으로는 다음 날 움직일 근거가 생기지 않는다.
범위 안만 말한다. 하지 않을 일을 말하지 않으면 듣는 사람은 그것도 하는 줄 안다.
결정권자가 빠진다. 스폰서나 결정권자가 없는 킥오프에서 정한 것은 나중에 뒤집히기 쉽다. 일정을 맞추기 어렵다면 목적과 성공 기준만이라도 미리 확인받고 들어간다.
회의록을 길게 쓴다. 누가 무슨 말을 했는지보다 무엇이 정해졌는지가 남아야 한다.

이번 주에 할 일

곧 시작할 프로젝트가 있다면, 일곱 가지 가운데 지금 초안이 없는 것을 표시한다.
목적 한 문장과 성공 기준 두세 줄을 스폰서와 먼저 맞춘다.
위 안건 서식을 프로젝트에 맞게 고쳐 참석자에게 하루 전에 보낸다.

킥오프 뒤의 정례 회의를 포함해 회의를 짧게 운영하는 법은 「프로젝트 회의를 짧고 쓸모 있게」 글에서 이어서 볼 수 있다.

참고

이 글의 안건 서식, 질문, 표는 이 글을 위해 새로 만든 것이다. 정해진 표준이 아니라 한 가지 방법이며, 본문의 설명은 연구나 통계가 아니라 실무 경험칙을 정리한 것이다.