AI 도구를 팀에 들일 때: 한 가지 일로 작게 시범하기

요지

팀에 AI 도구를 들이기로 하면 여러 일에 한꺼번에 쓰고 싶어진다. 그렇게 하면 나중에 「그래서 나아졌나」라는 물음에 답하기 어렵다. 일 하나를 골라 기간과 잴 것을 정해 시범하고, 끝나는 날 계속할지 그만둘지를 정하는 편이 낫다. 이 글은 시범할 일을 고르는 기준, 시작 전에 정할 것, 시범하는 동안 적을 것, 끝나는 날 할 일을 정리한다.

한꺼번에 들이면 생기는 일

무엇이 나아졌는지 알 수 없다. 회의록, 보고서, 일정표, 메일에 한꺼번에 쓰기 시작하면 어느 일에서 시간이 줄었고 어느 일에서 오히려 늘었는지 구분하기 어렵다. 비교할 「전」의 값도 없다. 남는 것은 「편해진 것 같다」와 「별로인 것 같다」는 느낌뿐이고, 느낌은 사람마다 다르다.

그만두기 어렵다. 여러 일의 방식이 한꺼번에 바뀌면 되돌릴 때도 한꺼번에 되돌려야 한다. 그사이 옛 방식의 서식과 손에 익은 순서는 흐려진다. 잘 안 맞는 일에도 쓰던 대로 계속 쓰게 되기 쉽다.

실수가 어디서 나왔는지 찾기 어렵다. 틀린 내용이 밖으로 나갔을 때, 바뀐 것이 여럿이면 어느 단계에서 생겼는지 거슬러 올라가기 어렵다.

일 하나로 시범하면 세 가지가 모두 작아진다. 비교할 일이 하나이고, 되돌릴 것이 하나이고, 살필 곳이 하나다.

시범할 일 고르기

아무 일이나 고르면 시범이 끝나도 알게 되는 것이 적다. 세 가지를 본다.

자주 하는 일. 한 달에 한 번 하는 일은 시범 기간에 한두 번밖에 해 볼 수 없다. 매주 하는 일이어야 기간 안에 비교할 만큼 쌓인다.
결과를 눈으로 확인할 수 있는 일. 걸린 시간, 다시 한 횟수처럼 셀 수 있는 것이 있어야 한다. 「더 좋은 기획」처럼 좋고 나쁨을 가리기 어려운 일은 시범에 맞지 않는다.
틀려도 되돌릴 수 있는 일. 결과물이 밖으로 나가기 전에 사람이 읽을 수 있고, 틀렸을 때 고쳐 다시 내면 되는 일을 고른다. 계약서나 고객에게 바로 가는 답처럼 한 번 나가면 되돌리기 어려운 일은 시범할 일로 고르지 않는다.

셋을 다 채우는 일이 없으면 가장 가까운 일을 고르되, 모자란 점을 시작 전에 적어 둔다.

시작 전에 정할 것

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

칸	적는 내용
일	시범할 일 하나. 어디서 시작해 어디서 끝나는지까지
기간	시작하는 날과 끝나는 날
잴 것과 현재 값	무엇을 셀지, 시범 전의 값은 얼마인지
맡은 사람	시범 동안 그 일을 하고 기록을 남기는 사람
끝나는 날에 정할 사람	계속할지 그만둘지를 정하는 한 사람

현재 값이 가장 빠지기 쉽다. 시범을 시작한 뒤에는 「전」을 재기 어렵다. 시작하기 전에 옛 방식으로 몇 번 하면서 잴 것의 값을 적어 둔다. 정확하지 않아도 된다. 같은 방법으로 잰 「전」과 「뒤」가 있으면 된다.

잴 것은 둘이나 셋이면 충분하다. 일의 결과로 드러나는 것, 곧 걸린 시간과 다시 한 횟수 같은 것으로 고른다. 많이 정하면 적는 일이 일보다 커져서 기록이 끊기기 쉽다.

끝나는 날은 시작할 때 달력에 적는다. 끝나는 날이 없는 시범은 시범이 아니라 그냥 쓰기 시작한 것이다.

시범하는 동안 적을 것

일을 한 번 할 때마다 한 줄을 적는다. 칸은 셋이면 된다.

걸린 시간. 시작부터 결과물을 전달할 때까지. AI가 쓴 시간이 아니라 사람이 그 일에 쓴 시간을 적는다. 프롬프트(AI에 입력하는 요청문)를 쓰고, 결과를 읽고, 고친 시간이 다 들어간다.
다시 한 횟수. 결과물을 쓸 수 없어 다시 만든 횟수. 받은 사람이 고쳐 달라고 해서 다시 낸 것도 여기에 넣는다.
사람이 고친 곳. 무엇을 고쳤는지 한 구절. 틀린 이름, 빠진 안건 같은 것이다.

그날그날 적는다. 끝나는 날 몰아서 떠올리면 기억에 남은 몇 번만 적히기 쉽다.

시범 동안에는 방식을 바꾸지 않는다. 도중에 시범하는 일의 범위나 재는 방법을 바꾸면 비교하기 어려워진다. 고치고 싶은 것이 생기면 적어 두었다가 끝나는 날에 꺼낸다.

끝나는 날

끝나는 날에는 정하기로 한 사람이 기록을 놓고 둘 가운데 하나를 고른다. 계속이거나 그만이다.

잴 것의 「뒤」 값을 「전」 값 옆에 적는다.
맡은 사람에게 기록에 안 잡힌 것을 듣는다. 숫자는 줄었는데 신경 쓸 일이 늘었을 수 있다.
계속할지 그만둘지 정하고, 이유를 한 줄로 남긴다.

값이 나아졌는지 판단할 수 없을 때도 있다. 그럴 때 「조금 더 써 보자」로 흘러가면 끝나는 날이 사라진다. 판단할 수 없으면 그만으로 정한다. 같은 일로 다시 해 보고 싶으면 잴 것과 기간을 새로 정해 새 시범으로 시작한다.

그만으로 정했다면 옛 방식으로 돌아가는 날을 함께 정한다. 그만둔 이유 한 줄은 다음에 같은 이야기가 나올 때 처음부터 다시 따지지 않게 해 준다.

예: 정례 회의록 정리

건축 설계 사무소의 어느 팀을 가상의 예로 들어 본다. 이 팀은 AI 도구를 들이면서 시범할 일로 정례 회의록 정리를 골랐다. 주 2회 여는 정례 회의마다 하는 일이고, 걸린 시간을 잴 수 있고, 회의록은 참석자에게 돌리기 전에 담당자가 읽으므로 틀려도 고칠 수 있다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

칸	정한 내용
일	정례 회의에서 적은 메모를 받아 회의록 초안을 만들고, 담당자가 읽고 고쳐 참석자에게 보내기까지
기간	4주(회의 8번)
잴 것과 현재 값	담당자가 회의록 하나에 쓴 시간(시범 전 여덟 번 평균 55분), 참석자가 고쳐 달라고 한 횟수(시범 전 여덟 번에 4번)
맡은 사람	회의록 담당자
끝나는 날에 정할 사람	프로젝트 관리자

4주 뒤 기록은 이랬다. 담당자가 쓴 시간은 평균 30분이었다. 참석자가 고쳐 달라고 한 것은 여덟 번에 4번으로 전과 같았다.

프로젝트 관리자는 계속으로 정했다. 이유는 「시간이 줄었고, 고쳐 달라는 횟수는 늘지 않았다」 한 줄이었다.

확인 목록

시범할 일이 하나인가
자주 하고, 셀 수 있고, 틀려도 되돌릴 수 있는 일인가
시작하는 날과 끝나는 날을 달력에 적었는가
잴 것이 둘이나 셋이고, 시범 전의 값을 재 두었는가
맡은 사람과 끝나는 날에 정할 사람이 정해져 있는가
일을 할 때마다 걸린 시간, 다시 한 횟수, 고친 곳을 적는가
시범 동안 방식과 재는 방법을 바꾸지 않았는가
끝나는 날 계속과 그만 가운데 하나를 정했는가
정한 이유를 한 줄로 남겼는가

참고

참고 자료 없이 썼다. 일 하나로 먼저 해 보는 시범(파일럿)은 널리 쓰이는 일반 개념으로 적었다.
고르는 기준 세 가지, 시작 전에 정할 것 표, 시범하는 동안 적을 것, 끝나는 날의 순서, 확인 목록은 이 글에서 새로 정리했다. 예시 회사와 프로젝트팀, 기간과 숫자는 가상의 것이다.