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AI에게 넘기기 전에: 자료를 줘도 되는지 판단하는 질문

요지

AI에게 일을 맡기려면 자료를 줘야 한다. 회의록을 줘야 요약이 나오고 설문 응답을 줘야 정리가 나온다. 그런데 손에 있는 자료를 모두 줘도 되는 것은 아니다. 이 글은 자료를 넘기기 전에 스스로 묻는 질문 다섯 가지와, 답에 따라 고르는 세 가지 길을 정리한다. 법률 조언이 아니며, 자기 조직의 규정과 맺은 계약이 이 글보다 먼저다.

넘긴 뒤에는 되돌리기 어렵다

종이 문서를 잘못 넘겼으면 돌려받을 방법이라도 있다. 바깥의 AI 서비스에 넣은 자료는 그렇지 않다. 영국 국가사이버보안센터(NCSC)는 2023년에 낸 글에서, 이런 서비스에 넣은 내용은 운영하는 쪽에 보이고 저장될 수 있으며, 저장된 것은 새거나 뜻하지 않게 드러날 수도 있다고 지적했다. 그래서 밖에 알려지면 곤란한 내용은 넣지 말라고 권한다.

넣은 뒤에 지워 달라고 할 수 있는지, 정말 지워지는지를 넣는 사람이 그 자리에서 확인하기는 어렵다. 확인하기 쉬운 때는 넘기기 전이다. 그래서 질문은 넘기기 전에 한다.

넘기기 전에 묻는 질문 다섯 가지

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

질문 살필 것 이 질문을 떠올릴 때
누구의 자료인가 내가 만든 것인가, 남에게서 받은 것인가. 남의 것이면 주인이 이런 용도를 허락했는가 고객이 보내 준 문서를 요약시키려 할 때
사람을 알아볼 수 있는가 이름, 연락처처럼 누구인지 드러나는 것이 들어 있는가. 여러 칸을 조합하면 누구인지 알 수 있는가 설문 응답 원본이나 참석자 명단을 정리시키려 할 때
공유할 때 붙은 조건이 있는가 받을 때 어디까지 쓰겠다고 약속했는가. 밖에 내보이지 않기로 했는가 비밀로 하기로 하고 받은 자료를 다루려 할 때
넘긴 자료가 어디로 가는지 아는가 어디에 보내지는가, 얼마나 남는가, 누가 볼 수 있는가, 다른 데 쓰이는가 처음 쓰는 서비스에 업무 자료를 넣으려 할 때
이 일에 꼭 필요한 만큼인가 맡기는 일에 이 칸, 이 쪽이 정말 필요한가 파일을 통째로 올리려 할 때

앞의 세 질문은 자료를 보고 답하고, 넷째는 넘기는 곳을 보고 답한다. 다섯째는 맡기는 일을 보고 답한다.

질문의 바탕이 된 생각은 공개된 안내에서 가져왔다. 영국 정부가 공무원에게 냈던 생성형 AI 안내(2024년 수정본)에는 자료가 손을 떠난 뒤 어디로 가는지, 그 자료를 공유해도 되는 조건이 무엇인지를 넣기 전에 따져 보라는 생각이 담겨 있었다. 남이 가진 자료는 주인이 허락했을 때만 넣으라는 것도 거기에 있었다. 뒤에 나온 영국 정부의 안내(참고 절 셋째 자료)는 개인정보를 목적에 필요한 최소한만 쓰라는 원칙을 든다. 다섯째 질문은 이 원칙을 업무 자료 전체로 넓혀 적은 것이다.

넷째 질문에는 스스로 답하기 어려울 수 있다. 답은 대개 조직 안에서 그 서비스를 들인 쪽이나 보안과 계약을 맡은 쪽이 알고 있다. 「모른다」가 답이라면 그 자료는 아직 넘길 때가 아니다.

답에 따라 고르는 세 가지 길

그대로 준다. 내가 만들었거나 주인이 이런 용도를 허락한 자료이고, 사람을 알아볼 수 없고, 붙은 조건이 없고, 넘기는 곳이 조직에서 쓰기로 정한 곳일 때다.

가려서 준다. 일에는 자료의 내용이 필요하지만 누구의 것인지, 누구에 관한 것인지는 필요 없을 때가 있다. 그럴 때 쓰는 방법이 셋 있다.

  • 빼기. 이름, 연락처, 회사 이름, 금액처럼 일에 필요 없는 칸을 지우고 준다.
  • 바꿔 적기. 이름을 「응답자 1」, 회사를 「A사」처럼 바꾼다. 어느 것이 누구인지 적은 표는 넘기지 않고 따로 둔다.
  • 요약해 주기. 원문 대신 직접 간추린 내용을 준다. 문서 전체가 아니라 물을 대목만 옮겨 주는 것도 여기에 든다.

가린 뒤에 한 번 더 읽는다. 이름 칸은 지웠는데 자유롭게 적은 글 안에 이름이 남아 있을 수 있다. 칸 몇 개를 조합하면 누구인지 드러날 수도 있다.

주지 않는다. 질문에 답해 보니 가려도 누구의 것인지 드러난다, 받을 때 한 약속이 이런 용도를 막는다, 넘기는 곳이 자료를 어떻게 다루는지 알 수 없다 가운데 하나라도 해당할 때다. 약속이 어디까지인지 모를 때는 뒤에 적은 대로 먼저 묻는다. 주지 않기로 했다면 그 일은 AI에게 맡기지 않거나 자료 없이 할 수 있는 부분만 맡긴다. 서식을 짜 달라고 하고 내용은 직접 채우는 식이다.

예: 방문 수리 고객의 설문 응답

가상의 예다. 가전 수리 회사에서 방문 수리 서비스를 고치는 일을 맡은 담당자가 고객 만족 설문의 자유 응답을 주제별로 분류하는 일을 AI에게 맡기려 한다. 파일에는 고객 이름, 전화번호, 주소, 수리 날짜, 점수, 자유 응답이 들어 있다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

질문 답 다음에 한 일
누구의 자료인가 회사가 고객에게서 받은 응답이다 받을 때의 조건을 확인한다
사람을 알아볼 수 있는가 이름, 전화번호, 주소가 있다. 자유 응답에 수리 기사 이름도 나온다 가리기로 한다
공유할 때 붙은 조건이 있는가 설문 머리말에 서비스 개선에 쓴다고 적었다 담당자는 용도가 맞다고 보았지만 바깥 서비스에 넣어도 되는지는 확신이 서지 않아 보안 담당에게 물었다
넘긴 자료가 어디로 가는지 아는가 몰랐다. 보안 담당에게 물어 어디에 넣으면 되는지 들었다 들은 곳에만 넣는다
이 일에 꼭 필요한 만큼인가 주제별로 분류하는 데는 자유 응답과 점수, 수리한 달이면 된다 나머지 칸을 뺀다

담당자가 고른 길은 가려서 주는 길이다. 이름, 전화번호, 주소 칸을 지우고 줄마다 응답 번호를 붙였다. 자유 응답을 한 번 훑어 기사 이름을 「기사」로 바꿨다. 수리 날짜는 달까지만 남겼다. 응답 번호가 원본의 어느 줄인지 적은 표는 넘기지 않고 따로 두었다.

판단이 서지 않을 때

질문에 답이 안 나오는 때가 있다. 이 자료를 받을 때 무슨 약속을 했는지 모르겠다, 이 정도면 누구인지 못 알아볼지 모르겠다 같은 때다.

  • 맡은 사람에게 묻는다. 개인정보, 보안, 계약, 법무를 맡은 사람이 있으면 그 사람이 답할 일이다. 자료를 준 쪽에 직접 물어도 된다. 물을 때는 무슨 자료를, 무슨 일에, 어디에 넣으려는지를 함께 적는다.
  • 물을 곳이 없으면 주지 않는다. 답을 모르는 채로 넘기는 것과 넘기지 않는 것 가운데 되돌릴 수 있는 쪽은 넘기지 않는 쪽이다. 나중에 답을 알게 되면 그때 넘기면 된다.
  • 급하다는 것은 답이 아니다. 마감이 가까우면 통째로 올리고 싶은 마음이 들 수 있다. 그럴 때는 가려서 주는 길이 있다.

확인 목록

  • 내가 만든 자료인가, 남에게서 받은 자료인가
  • 남의 자료라면 주인이 이런 용도를 허락했는가
  • 이름, 연락처처럼 사람을 알아볼 수 있는 것이 들어 있는가
  • 받을 때 한 약속이나 붙은 조건을 확인했는가
  • 넘기는 곳이 조직에서 쓰기로 정한 곳인가
  • 넘긴 자료가 어떻게 다뤄지는지 아는가
  • 일에 필요 없는 칸과 쪽을 뺐는가
  • 가린 뒤에 자유롭게 적은 글 속의 이름까지 다시 읽었는가
  • 답이 안 나오는 질문을 맡은 사람에게 물었는가

참고

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