15분 회고 진행법: 잘된 것, 막힌 것, 다음에 바꿀 것 하나

요지

회고는 팀이 지난 기간을 돌아보고 일하는 방식을 스스로 고치는 시간이다. 그런데 길어지면 불평을 늘어놓는 시간이 되고, 끝나고 나면 아무것도 바뀌지 않는다. 이 글은 15분 안에 끝내는 회고 순서와 「바꿀 것은 하나만」이라는 원칙, 그리고 다음 회고에서 그 하나가 지켜졌는지 확인하는 법을 정리한다. 스크럼을 쓰지 않는 팀의 주간 회의나 월간 회의에도 그대로 붙일 수 있다.

회고가 실패하는 세 가지 모습

불평 시간이 된다. 막힌 것을 이야기하다 보면 「저 부서는 늘 늦다」 같은 말이 이어지고, 팀이 바꿀 수 없는 일에 시간을 다 쓴다.
바꿀 것이 너무 많다. 열 가지를 고치기로 하고 헤어지면 다음 회고 때는 하나도 기억나지 않는다.
확인하지 않는다. 지난번에 바꾸기로 한 것을 아무도 다시 묻지 않으면, 회고는 매번 처음부터 같은 이야기를 반복한다.

세 모습 모두 회고가 「이야기하는 자리」로 끝나고 「바꾸는 자리」가 되지 못해서 생긴다. 15분 회고는 시간을 짧게 제한해서 이 셋을 함께 막는다.

15분 진행표

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

순서	시간	하는 일	진행자가 묻는 말
1. 지난번 확인	2분	지난 회고에서 바꾸기로 한 하나가 지켜졌는지 본다	「지난번에 바꾸기로 한 것, 해 보니 어땠나요?」
2. 잘된 것	4분	이번 기간에 잘된 일을 짧게 말한다	「다음에도 그대로 하고 싶은 것은?」
3. 막힌 것	5분	일을 늦추거나 어렵게 만든 것을 말한다	「무엇 때문에 시간이 더 들었나요?」
4. 하나 고르기	3분	막힌 것 가운데 바꿀 것 하나를 고른다	「다음 회고 전까지 확인할 수 있는 것 하나만 고른다면?」
5. 담당 정하기	1분	그 하나를 누가 챙길지 정한다	「누가 다음 회고 때 결과를 알려 줄까요?」

시간을 지키려면 진행자가 타이머를 화면에 띄우거나 소리로 알린다. 시간이 다 되면 말을 끊어도 된다는 것을 처음에 모두와 약속해 둔다.

지난번 확인을 맨 앞에 두는 데 이유가 있다. 이 2분이 있어야 회고가 이어진다. 지켜지지 않았다면 왜 안 됐는지를 막힌 것 순서에서 다시 다룬다. 지켜졌다면 그 변화가 효과가 있었는지 한마디만 듣고 넘어간다.

잘된 것을 막힌 것보다 먼저 묻는다. 처음부터 문제를 꺼내면 분위기가 무거워지고 방어적인 말이 나온다. 잘된 것을 먼저 말하면 지켜야 할 것도 함께 보인다.

「바꿀 것 하나」를 고르는 기준

막힌 것이 여러 개 나와도 고르는 것은 하나다. 다음 세 가지를 모두 충족하는 것을 고른다.

작다. 한 사람이 다음 회고 전까지 해 볼 수 있는 크기다. 「소통을 개선한다」는 너무 크고, 「검토 요청은 메신저 대신 공유 목록에 올린다」는 알맞다.
팀 안에서 바꿀 수 있다. 다른 부서나 결정권자가 바꿔야 하는 일이면 회고에서 고를 것이 아니라 따로 요청할 일로 넘긴다.
다음 회고에서 확인할 수 있다. 「지켰다, 안 지켰다」를 한 문장으로 답할 수 있어야 한다.

고르지 못한 나머지는 지우지 않고 목록에 남겨 둔다. 다음 회고에서 하나를 고를 때 그 목록부터 본다. 프로젝트에서 알게 된 것을 적어 두고 뒤에 다시 쓰는 문서를 PMBOK® 지침서는 교훈 관리대장이라 부른다. 회고에서 고른 하나와 그것을 해 본 결과를 이 문서에 적어 두면 회의가 끝난 뒤에도 흩어지지 않는다.

탓하지 않게 묻는 말

회고에서 사람을 탓하는 말이 나오면 그다음부터는 아무도 막힌 것을 말하지 않는다. 회고 방법을 정리한 Norman Kerth는 「최우선 지침(Prime Directive)」이라 부른 전제, 곧 그때 모두가 아는 것과 가진 여건 안에서 최선을 다했다는 믿음을 회고의 출발점으로 두었다. 같은 일을 물어도 말을 바꾸면 사람이 아니라 상황을 보게 된다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

탓하는 말	바꿔 묻는 말
「왜 마감을 놓쳤어요?」	「마감 전 어느 시점에 늦어질 것을 알 수 있었을까요?」
「누가 확인 안 했어요?」	「확인이 빠지기 쉬운 단계가 어디였나요?」
「또 그 문제네요.」	「지난번과 같은 문제라면, 그때 바꾼 것이 왜 안 통했을까요?」

진행자는 누군가의 이름이 문제의 주어로 나오면 「어떤 상황 때문에」로 바꿔서 다시 적는다.

원격 팀에서 하는 법

화상 회의로 할 때는 말하는 순서가 엉키기 쉽다. 몇 가지만 바꾸면 된다.

각자 먼저 적는다. 잘된 것과 막힌 것을 공유 문서나 온라인 메모판에 1분 동안 각자 적고 나서 말한다. 말이 겹치지 않고 조용한 사람의 의견도 남는다.
고르기는 표시로 한다. 막힌 것 목록에서 각자 하나씩 표시하고 가장 많이 표시된 것을 고른다.
결과는 같은 곳에 남긴다. 바꿀 것 하나와 담당을 늘 같은 문서 맨 위에 적어 두면 다음 회고의 「지난번 확인」이 쉬워진다.

참고 구조: 스프린트 회고와 교훈

스크럼 가이드는 스프린트마다 팀이 일하는 방식을 돌아보고 개선할 점을 찾는 스프린트 회고를 두고, 찾은 개선을 가능한 한 빨리 다루도록 한다. 15분 회고는 이 생각을 스크럼을 쓰지 않는 팀도 쓸 수 있게 짧은 순서로 옮긴 것이다. 스프린트 회고의 시간 상한은 스크럼 가이드 원문을 따르면 된다.

회고가 스크럼에만 있는 것은 아니다. PMBOK® 지침서도 회고를 다룬다. 교훈을 나누는 자리의 하나로 보며, 반복 주기로 일하는 팀만의 것이 아니라고 설명한다. 교훈은 프로젝트가 끝날 때 한 번 모으는 것이 아니라 진행하는 동안 계속 모으는 것이다. 지침서는 팀이 개선할 것을 스스로 찾고 직접 해 보게 하면 일에 대한 주인의식도 커진다고 본다.

바로 쓰는 진행표 한 장

타이머를 준비하고, 시간이 되면 끊는다고 처음에 약속한다
지난번에 바꾸기로 한 하나가 지켜졌는지 2분 동안 확인한다
잘된 것을 4분, 막힌 것을 5분 동안 듣는다
작고, 팀 안에서 바꿀 수 있고, 다음에 확인할 수 있는 것 하나를 고른다
그 하나를 챙길 담당 한 명을 정한다
바꿀 것과 담당을 늘 같은 문서 맨 위에 적고, 해 본 결과는 교훈 관리대장에 남긴다
고르지 못한 것은 목록에 남겨 다음에 다시 본다
사람 이름이 문제의 주어가 되면 상황으로 바꿔 적는다

참고

Ken Schwaber, Jeff Sutherland, 『스크럼 가이드』, 2020. CC BY-SA 4.0으로 공개되어 있다. 스프린트 회고의 개념만 소개했고 문장은 인용하지 않았다.
Norman L. Kerth, 『Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews』, Dorset House, 2001. 탓하지 않는 회고의 전제(Prime Directive)를 요약해 소개했다.
PMBOK® 지침서 8판 한국어판, 지침서 편 섹션 5 도구 및 기법의 회고, 섹션 4 투입물 및 결과물의 교훈 관리대장, 2.1.6.6 프로젝트지식 관리, 3.4.4 지속적인 개선 실행. 회고가 교훈을 나누는 회의의 한 형태이고 어떤 접근 방식에서도 쓸 수 있다는 것, 교훈 관리대장, 팀이 개선에 참여할 때의 효과라는 개념과 용어만 따랐다. 문장은 옮기지 않았다.
15분 진행표, 시간 배분, 묻는 말 예시는 이 글에서 새로 정리했다. 예시 팀과 상황은 가상의 것이다.
PMI와 PMBOK은 Project Management Institute의 등록 상표입니다.