일이 끊겨도 이어지게: 인수인계 메모 쓰는 법

요지

일은 자주 끊긴다. 담당자가 다른 프로젝트로 옮기고, 휴가를 가고, 며칠 뒤에야 같은 일을 다시 잡는다. AI 도구와 여러 날에 걸쳐 일할 때도 대화가 끊기면 앞에서 나눈 이야기가 함께 끊긴다. 그때마다 이어받은 쪽이 처음부터 다시 알아봐야 한다면 끊길 때마다 시간을 잃는다. 한 일, 정한 것, 남은 일, 다음에 확인할 곳을 짧게 남겨 두면 사람이든 AI든 끊긴 곳에서 이어 갈 수 있다. 이 글은 그 메모의 칸과 쓰는 법을 정리한다.

이어받은 쪽이 처음부터 다시 하게 되는 이유

넘기는 쪽은 그 일을 오래 해 왔다. 어느 파일이 최신 버전인지, 누구와 무엇을 이야기했는지, 왜 이 방법을 버렸는지를 다 안다. 너무 잘 알아서 그것이 적어야 할 내용이라는 생각이 들지 않는다. 그래서 메모에는 「대부분 끝났고 마무리만 하면 됨」 같은 말이 남는다.

받는 쪽은 그 한 줄로 일을 시작할 수 없다. 무엇이 끝났는지, 마무리가 무엇인지, 자료가 어디 있는지를 하나씩 다시 찾는다. 이미 버린 방법을 다시 해 보기도 하고, 이미 정한 것을 다시 묻기도 한다.

전하는 말에 틀을 두는 분야도 있다. 의료 분야에는 전할 말을 상황, 배경, 평가, 권고라는 네 칸에 나눠 담는 SBAR라는 방식이 있다. 칸이 정해져 있으면 넘기는 쪽은 빠뜨린 것을 알아채고, 받는 쪽은 어디를 읽을지 안다. 일의 인수인계에도 같은 생각을 쓸 수 있다.

메모의 칸

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

칸	적는 내용	받는 쪽이 얻는 것
지금 상태 한 줄	일이 어디까지 왔는지 한 문장	전체 그림
한 일	끝난 것만, 결과물이 있는 곳과 함께	다시 하지 않아도 되는 것
정한 것	이미 정해진 것의 결과와 정한 사람	다시 묻지 않아도 되는 것
남은 일과 다음 첫 걸음	할 일의 목록과, 가장 먼저 할 한 가지	내일 아침 시작할 곳
확인할 곳	자료의 위치, 최신 버전이 어느 것인지	자료를 찾는 수고를 던다
아직 모르는 것과 조심할 것	답을 기다리는 것, 확인하지 못한 것, 건드리면 안 되는 것	피해야 할 것

칸마다 쓰는 법과 흔한 실수

지금 상태 한 줄. 「진행 중」은 상태가 아니다. 「장소와 연사는 정해졌고 초청장 발송이 남았다」처럼 끝난 것과 남은 것이 한 문장에 함께 보이게 쓴다.

한 일. 흔한 실수는 이 칸만 긴 메모다. 넘기는 쪽은 자기가 한 일을 적고 싶어 하지만, 받는 쪽에게 필요한 것은 한 일의 역사가 아니라 다시 하지 않아도 되는 것의 목록이다. 한 줄에 하나씩, 결과물이 있는 곳을 붙인다. 하다가 만 것은 이 칸이 아니라 남은 일에 적는다.

정한 것. 결과만 적는다. 「연사는 두 명으로 한다」, 「점심은 내지 않는다」처럼 받는 쪽이 그대로 따르면 되는 형태로 쓴다. 누가 정했는지까지 붙이면 다시 물을 사람을 알 수 있다. 결정 하나를 이유와 함께 자세히 남겨야 한다면 「의사결정 기록 쓰는 법」 글을 보면 된다.

남은 일과 다음 첫 걸음. 남은 일을 늘어놓기만 하면 받는 쪽은 무엇부터 할지를 다시 따져야 한다. 목록 맨 위에 「가장 먼저 할 것」을 하나 적는다. 기한이 있는 일은 날짜를 붙인다.

확인할 곳. 「공유 폴더에 있음」은 위치가 아니다. 파일 이름까지 적고, 비슷한 파일이 여럿이면 어느 것이 최신 버전인지 적는다. 이전 버전을 쓰면 안 되는 이유가 있으면 한 구절 붙인다.

아직 모르는 것과 조심할 것. 빠지기 쉬운 칸이다. 답을 기다리는 물음, 확인하지 못한 채 둔 것, 이미 해 봤는데 안 된 방법, 건드리면 안 되는 것을 적는다. 넘기는 쪽이 이 칸을 비워 두면 받는 쪽은 모두 확인된 것으로 여긴다.

예: 고객 초청 세미나 준비를 넘기는 메모

소프트웨어 회사에서 고객 초청 세미나를 준비하던 담당자를 떠올려 본다(가상의 인물이다). 이 담당자가 다른 프로젝트로 옮기게 되어 동료에게 일을 넘긴다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

칸	적은 내용
지금 상태 한 줄	11월 20일 행사. 장소와 연사는 정해졌고, 초청장 발송과 자료 인쇄가 남았다
한 일	장소 계약 끝(계약서는 행사 폴더의 「계약」 아래). 연사 두 명 승낙 받음(답 메일은 같은 폴더의 「연사」 아래). 초청 대상 명단 정리(「초청 명단 버전 3」 파일)
정한 것	연사는 두 명으로 한다(영업 책임자). 참석 인원은 60명까지(영업 책임자). 점심은 내지 않고 다과만(행사 책임 임원). 발표 자료는 인쇄해서 나눠 준다(영업 책임자)
남은 일과 다음 첫 걸음	가장 먼저: 명단 버전 3을 영업 책임자에게 보내 확인받기. 그다음: 초청장 발송(10월 30일까지), 연사 발표 자료 받기(11월 13일까지), 인쇄 맡기기, 다과 주문
확인할 곳	행사 폴더. 명단은 「초청 명단 버전 3」이 최신이고 버전 2에는 빠진 고객이 있어 쓰지 않는다. 초청장 문안은 「초청장」 아래의 초안 2
아직 모르는 것과 조심할 것	둘째 연사의 발표 제목이 아직 안 왔다(물어 둠, 답 기다리는 중). 장소의 빔 프로젝터 연결 방식을 확인하지 못했다. 장소 쪽에 날짜 변경을 다시 묻지 말 것(한 번 바꿨고 더는 안 된다고 함)

이 메모를 받은 동료는 첫날 무엇을 할지 안다. 명단을 보내고, 답을 기다리는 동안 빔 프로젝터를 장소에 묻는다. 참석 인원이나 점심을 다시 묻지 않고, 명단 버전 2를 열지 않는다.

같은 메모는 AI 도구와 여러 날에 걸쳐 일할 때도 쓸 수 있다. 일을 멈출 때 메모를 남기고, 다시 시작할 때 그 메모를 먼저 읽게 한다. 사람에게 넘길 때와 칸이 같다.

받는 쪽이 할 일

메모는 넘기는 쪽만의 일이 아니다. 받는 쪽이 할 일이 셋 있다.

넘기는 쪽에게 아직 물을 수 있을 때 읽는다. 한참 뒤에 읽고 물으면 답할 사람이 이미 다른 일에 묻혀 있을 수 있다.
모르는 것을 바로 묻는다. 읽고 나서 「내일 무엇부터 하나」에 스스로 답해 본다. 답이 안 나오면 메모에 빈 곳이 있는 것이니 바로 넘긴 쪽에 묻는다.
들은 답을 메모에 보탠다. 말로 들은 것은 다음에 넘길 때 또 사라진다. 메모를 고쳐 두면 다음 사람이 받는 메모가 된다.

바로 쓰는 서식 한 장

[일 이름] 인수인계 메모 (쓴 날, 쓴 사람)
1. 지금 상태 한 줄:
2. 한 일(끝난 것만, 결과물 위치와 함께):
3. 정한 것(결과와 정한 사람):
4. 남은 일
   - 가장 먼저 할 것:
   - 그다음(기한과 함께):
5. 확인할 곳(파일 이름, 최신 버전):
6. 아직 모르는 것과 조심할 것
   - 답을 기다리는 것:
   - 확인하지 못한 것:
   - 하지 말 것, 해 봤는데 안 된 것:

넘기기 전에 확인한다.

상태 한 줄에 끝난 것과 남은 것이 함께 보이는가
한 일보다 남은 일이 더 자세한가
가장 먼저 할 것이 하나 적혀 있는가
자료마다 최신 버전이 어느 것인지 적혀 있는가
답을 기다리는 것과 확인하지 못한 것을 따로 적었는가
받는 쪽이 읽고 물을 시간이 남아 있는가

참고

Institute for Healthcare Improvement, 「SBAR Tool: Situation-Background-Assessment-Recommendation」, 공개 안내, https://www.ihi.org/resources/tools/sbar-tool-situation-background-assessment-recommendation (2026-10-12 열람). 전할 말을 정해진 칸에 나눠 담는다는 생각과 네 칸의 이름만 따랐다. 문장은 옮기지 않았다.
메모의 여섯 칸, 칸마다 쓰는 법과 흔한 실수, 받는 쪽이 할 일, 서식과 확인 목록은 이 글에서 새로 정리했다. 예시 회사와 행사, 사람과 숫자는 가상의 것이다.