WBS 작성법: 산출물로 나누고, 작업 패키지에서 멈추는 기준

요지

WBS(작업분류체계, Work Breakdown Structure)는 할 일 목록이 아니라 프로젝트가 만들어 낼 산출물을 쪼갠 지도다. 동사보다 명사로 쓴다.
위 칸의 범위는 아래 칸들의 합과 정확히 같아야 한다(100% 규칙). 빠진 것도, 범위 밖의 것도 없어야 한다.
쪼개기는 기간과 비용을 추정할 수 있고, 맡을 사람이 하나로 정해지고, 끝났는지 확인할 수 있고, 진척을 보고할 수 있는 단위에서 멈춘다. 이 맨 아래 칸이 작업 패키지(Work Package)다.

할 일 목록으로 시작하면 생기는 일

가상의 D사가 본사 사무실을 옮기는 프로젝트를 맡았다고 하자. 첫 회의에서 칠판에 이렇게 적는 일이 흔하다.

업체 알아보기, 견적 받기, 도면 검토, 이사 날짜 정하기, 직원 공지, 짐 싸기…

생각나는 대로 적은 할 일 목록이다. 이렇게 시작하면 세 가지가 늦게 드러난다.

빠진 일: 회의실 영상 장비 설치, 옛 사무실 원상 복구처럼 아무도 떠올리지 않은 일이 이사 전주에 튀어나온다.
겹친 일: 「업체 알아보기」를 총무팀과 IT팀이 각자 한다.
끝의 기준이 없음: 「도면 검토」는 언제 끝난 것인가. 검토만 하면 끝인가, 확정까지인가.

산출물로 나누면 달라지는 것

같은 프로젝트를 「무엇이 만들어져 있어야 끝나는가」로 다시 쪼개 본다.

1 본사 사무실 이전
  1.1 새 사무실 공간
      1.1.1 확정 배치 도면
      1.1.2 인테리어 공사 완료 공간
      1.1.3 가구 설치 완료 공간
  1.2 업무 환경
      1.2.1 네트워크와 전화 개통
      1.2.2 회의실 영상 장비
      1.2.3 출입과 보안 설비
  1.3 이전 실행
      1.3.1 이사 계획서(날짜, 순서, 부서별 짐)
      1.3.2 이사 완료(짐 운반과 배치)
      1.3.3 직원 안내 자료
  1.4 옛 사무실 정리
      1.4.1 원상 복구 완료 공간
      1.4.2 임대 계약 종료 확인
  1.5 프로젝트 관리
      1.5.1 일정표와 예산표
      1.5.2 주간 보고

칸마다 「무엇」이 적혀 있고, 그것이 다 갖춰지면 위 칸이 끝난다. 할 일(업체 알아보기, 견적 받기)은 이 칸들 아래에서 일정을 짤 때 활동(Activity)으로 나온다. 그래서 WBS를 먼저 세우고 일정은 그다음에 만든다.

맨 아래 「1.5 프로젝트 관리」를 눈여겨볼 만하다. 일정표, 보고, 회의도 프로젝트가 쓰는 시간과 돈이다. 이 칸이 없으면 PM의 일이 범위 밖에 있는 것처럼 보이고, 예산에서도 빠진다.

100% 규칙으로 점검한다

100% 규칙(100% Rule)은 WBS를 쓸 때 지키는 기본 원칙이다. 위 칸 하나를 골라 아래 칸을 다 더했을 때 위 칸과 같은지 본다.

모자라면 빠진 산출물이 있다. 위 예에서 「1.4 옛 사무실 정리」를 빼먹으면, 이사가 끝난 뒤 원상 복구 비용이 예산 밖에서 나온다.
넘치면 범위 밖의 것이 들어왔다. 「직원 휴게실 리모델링」이 슬쩍 들어와 있다면, 그것이 이번 프로젝트의 범위인지 먼저 정한다.
겹치면 같은 일을 두 칸에서 센다. 한 산출물은 한 칸에만 둔다.

이 점검은 회의에서 소리 내어 해 보는 것이 좋다. 「1.2 업무 환경은 이 세 개가 다 되면 끝입니까?」라고 물으면, 빠진 것을 아는 사람이 대답한다.

어디까지 쪼갤까: 작업 패키지에서 멈추는 기준

너무 굵으면 일정과 비용을 잴 수 없고, 너무 잘면 관리하는 데 드는 품이 일보다 커진다. 아래 네 가지에 모두 「예」가 나오면 거기서 멈춘다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

질문	「1.2 업무 환경」	「1.2.2 회의실 영상 장비」
기간과 비용을 따로 추정할 수 있는가	어렵다(성격이 다른 일이 섞임)	있다(견적과 설치 기간)
맡을 사람이 하나로 정해지는가	아니다(IT, 총무, 보안이 나뉨)	정해진다(IT 담당 한 명)
끝났는지 확인할 수 있는가	애매하다	있다(회의실 네 곳 화상 회의 시험 통과)
진척을 보고 단위로 쓸 수 있는가	너무 굵다	쓸 수 있다

그래서 「1.2 업무 환경」은 한 번 더 쪼개고, 「1.2.2 회의실 영상 장비」에서 멈춘다.

흔히 「한 작업 패키지의 작업량은 8시간에서 80시간 사이」라는 8/80 규칙을 말한다. 현장에서 쓰는 경험칙일 뿐 표준이 정한 숫자는 아니다. 짧은 프로젝트에서는 너무 굵고, 1년짜리 건설 프로젝트에서는 너무 잘다. 위 네 질문이 먼저다.

깊이는 가지마다 달라도 된다

모든 가지를 같은 깊이로 맞출 필요는 없다. 「1.4 옛 사무실 정리」는 석 달 뒤 일이고 아직 임대인과 복구 범위를 협의 중이라면, 지금은 두 칸으로 두고 협의가 끝난 뒤 더 쪼갠다. 가까운 일은 자세히, 먼 일은 굵게 두고 알게 되는 만큼 더 쪼개는 방식으로, 점진적 계획 수립(Rolling Wave Planning)이라고 부른다. 대신 굵게 둔 칸에는 「언제 다시 쪼갤지」를 적어 둔다.

WBS 사전으로 칸의 뜻을 고정한다

칸 이름만으로는 사람마다 다르게 읽는다. 「1.1.3 가구 설치 완료 공간」에 기존 가구 재배치가 들어가는지, 새 가구만인지 갈린다. 작업 패키지마다 짧은 설명을 붙여 둔다. 이것을 WBS 사전(WBS Dictionary)이라고 한다.

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

칸	담고 있는 것	빼는 것	끝의 기준	담당
1.1.3 가구 설치 완료 공간	새 책상과 의자 120석 설치	임원실 가구(별도 계약), 기존 가구 운반과 재배치(1.3.2)	배치 도면과 실제 설치 대조표 서명	총무 담당

이 표가 있으면 범위를 두고 다툴 때 근거가 된다.

자주 하는 실수

조직도대로 나누기: 「총무팀 일, IT팀 일」로 나누면 부서 사이에 걸친 산출물(회의실 영상 장비는 IT 장비이면서 총무 공사와 엮인다)이 빠지거나 겹친다. 산출물로 나누고 담당은 칸마다 붙인다.
동사로 쓰기: 「검토하기」, 「알아보기」가 칸 이름이 되면 할 일 목록으로 돌아간다. 명사로 바꿔 쓰면 끝의 기준이 함께 떠오른다.
도구 화면부터 열기: 일정 도구에 바로 작업을 넣기 시작하면 순서와 기간이 먼저 보여 구조가 흐려진다. 화이트보드나 표로 WBS를 먼저 합의하고 도구에 옮긴다.

PM이 이번 주에 할 일

지금 맡은 프로젝트의 2단계 칸(가장 큰 산출물 묶음)을 다섯 개 안팎으로 적는다. 「프로젝트 관리」 칸을 넣는다.
그 칸들로 100% 규칙 점검 회의를 30분 한다. 「이것이 다 되면 끝입니까?」를 칸마다 묻는다.
이번 달에 시작할 가지만 작업 패키지까지 쪼개고, 네 질문 표로 멈출 곳을 확인한다.
작업 패키지마다 WBS 사전 한 줄(담는 것, 빼는 것, 끝의 기준, 담당)을 적는다.

MS Project에서 이렇게 만든 WBS를 작업 계층으로 옮기는 법은 MS Project 글(개요 코드와 WBS 코드)에서, 애자일 팀이 백로그를 나누는 방식은 Jira 글(백로그 나누기)에서 이어서 볼 수 있다.

참고

PMI, 『PMBOK® Guide』 8판, 섹션 5의 분할과 WBS 사전 항목: 100% 규칙, 작업 패키지, WBS 사전, 점진적 계획 수립의 개념.
PMI, 『Practice Standard for Work Breakdown Structures』: WBS 작성의 실무 표준.
이 글은 두 문서의 본문을 옮기지 않고 우리 말과 지어낸 예시로 설명했다.
예시의 D사와 숫자는 지어낸 것이다.