팀에 생성형 AI 사용 규칙을 정할 때 PM이 정할 것

요지

조직의 AI 사용 지침은 회사 전체에 걸친 원칙을 정할 뿐, 프로젝트 하나하나가 어떤 서비스로 어떤 일을 하는지까지 정해 주지 않는 경우가 있다. 그 사이의 빈칸을 채우는 것이 팀 규칙이고, 착수 단계에 PM이 초안을 잡는 편이 낫다. 팀 규칙에 들어갈 항목, 정하는 순서, 규칙이 실제로 지켜지게 하는 장치를 하나씩 보고, 끝에 채워 쓰는 서식을 붙인다.

지침은 있는데 답이 없는 질문들

월요일 공정회의가 끝나자 전시 부스 시공 회사 공사관리팀의 팀원들이 PM에게 질문을 가져온다(가상의 예). 「회의 기록을 정리하는 데 개인 계정을 써도 되나」, 「협력사가 보낸 공정표를 넣어 비교표를 만들어도 되나」, 「AI로 쓴 주간 보고를 그대로 올려도 되나」. 조직의 지침에는 「승인된 서비스를 쓴다」, 「기밀 자료를 넣지 않는다」는 원칙만 있고, 협력사 공정표가 기밀인지, 주간 보고를 누가 다시 보는지는 적혀 있지 않다.

이 질문들에 PM이 그때그때 다르게 답하면, 팀원마다 기준이 달라진다. 같은 질문을 착수 단계에 한 번 모아 답해 두는 것이 팀 규칙이다.

팀 규칙에 들어갈 항목

표는 가로로 밀어서 볼 수 있습니다.

표에서 눈여겨볼 열은 「근거로 삼을 것」이다. 팀 규칙은 새 원칙을 만드는 문서가 아니라, 이미 있는 조직 규정과 계약을 이 프로젝트의 자료와 일에 적용하는 문서다. 근거가 없는 항목이 생기면, PM이 혼자 정하기보다 관련 규정을 맡은 부서에 묻는다.

등급 판단은 자료 목록으로 한다

「기밀 자료를 넣지 않는다」는 원칙은 누구나 동의하지만, 정작 눈앞의 자료가 기밀인지는 사람마다 다르게 판단한다. 그래서 등급을 말로 정의하기보다, 이 프로젝트에서 실제로 생기는 자료를 목록으로 적고 하나씩 등급을 매기는 편이 낫다. 전시 부스 시공 프로젝트라면 공정회의 기록, 주간 진척 현황, 협력사 공정표, 협력사 견적, 작업자 명단, 발주처 도면 같은 이름이 목록에 오른다. 목록에 없는 자료가 생기면 그때 등급을 정해 목록에 더한다.

판단이 갈리는 자료는 나올 수 있다. 협력사 공정표가 그런 예다. 공정 순서만 보면 공개된 공법과 다를 바 없지만, 투입 인원과 장비가 함께 적혀 있으면 협력사의 영업 정보로 볼 여지가 있다. 어느 쪽인지는 계약과 조직 규정에 따라 판단한다. 이런 자료를 위해 처리 규칙을 하나 두면 팀원이 혼자 판단을 떠안지 않아도 된다. 예를 들면 「애매하면 한 단계 높은 등급으로 다루고, 다음 주간 회의에서 정한다」 같은 방식이다. 정한 결과는 자료 목록에 바로 반영한다.

규칙을 정하는 순서

첫째, 조직 규정과 계약을 모은다. AI 사용 지침, 정보보안 규정, 정보 분류 기준, 발주처와 협력사 계약의 비밀유지 조항이 출발점이다.

둘째, PM이 초안을 쓴다. 위 표의 항목을 한 쪽 분량으로 채운다. 길면 읽히지 않는다. 조직 규정의 문장을 옮겨 적기보다, 이 프로젝트의 자료 이름과 일 이름으로 바꿔 쓰는 것이 초안의 몫이다.

셋째, 팀과 함께 고친다. 팀원이 실제로 AI를 쓰는 일을 들어 보고, 현실에 맞지 않는 조항을 고친다. 지키기 어려운 조항은 결국 지켜지지 않는다.

넷째, 착수 회의(킥오프 미팅)에서 공유하고, 새로 합류하는 사람에게도 같은 문서를 전달한다. 문서는 팀원 모두가 바로 찾을 수 있는 프로젝트 공용 위치에 둔다.

다섯째, 정해 둔 시점에 다시 본다. 단계가 바뀌면 다루는 자료가 달라진다. 전시 부스 시공 프로젝트라면 설계 단계에는 도면과 설계 변경 협의가 많고, 시공 단계에는 협력사 견적, 작업자 명단, 안전 점검 기록이 늘어난다. 단계 전환 회의(단계 심사) 안건에 「새로 생기는 자료의 등급」을 한 줄 넣어 두면 판단의 공백을 줄일 수 있다.

규칙이 지켜지게 하는 장치

규칙 문서를 공유하는 것만으로는 일하는 흐름 속에서 규칙이 떠오르지 않는다. 흐름 안에 장치를 몇 개 넣어 둔다.

착수 교육은 짧게 하되, 자료 목록을 함께 보며 등급을 매겨 본다. 팀원마다 판단이 갈리는 자료가 그 자리에서 드러난다.

문서 서식에 칸을 둔다. 회의록, 주간 보고, 검토 요청서 서식에 「AI 사용 여부와 쓴 부분」 칸이 있으면 표시를 따로 기억할 필요가 없다.

주간 회의 끝에 짧은 질문 두 가지를 던진다. 예를 들면 「등급 판단이 애매했던 자료가 있었나」, 「AI 결과에서 오류를 발견한 일이 있었나」 같은 질문이다. 규칙의 빈틈은 이런 질문에서 보이고, 답이 나오면 그 주 안에 규칙에 반영한다.

규칙이 금지 항목만 나열하면, 바쁜 팀원이 규칙 밖에서 개인 계정을 쓰게 될 수 있고, 그러면 기록이 남지 않는다. 「이 서비스로 이 일에는 써도 된다」는 허용 범위를 함께 적어야 규칙 안에서 쓰는 쪽이 편해진다.

바로 채워 쓰는 팀 규칙 서식

• 프로젝트 이름, 규칙의 버전, 정한 날짜
• 근거로 삼은 조직 규정과 계약 조항의 이름
• 허용 서비스와 계정(개인 계정 사용 여부 포함)
• 프로젝트 자료 목록과 자료마다 매긴 등급, 등급별 AI 서비스 사용 여부
• AI를 써도 되는 일의 목록
• AI를 쓴 문서를 검토자에게 전달할 때 알릴 내용
• 사고 보고를 받을 사람과 기한
• 규칙을 다시 볼 시점(단계 전환, 서비스 변경, 사고 뒤)
• 팀원 확인란(읽었음을 표시)

참고

• 외부 자료를 근거로 쓰지 않았다. 본문은 일반적인 프로젝트 관리 원리로 썼다.
• 전시 부스 시공 회사 공사관리팀 장면, 항목표, 자료 목록의 예는 이 글을 위해 만든 가상의 예다.